법인의 비용 처리

법인의 비용 처리 방법, 법인카드 어디까지 써도 되나요?

법인을 처음 설립한 대표님들이 자주 묻는 질문 중 하나입니다. 많은 분들이 법인카드로 결제한 모든 비용이 자동으로 법인 비용으로 인정될 것이라 생각하지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 사적 경비로 간주되는 지출은 세무상 문제를 유발할 수 있으며, 이는 대표자에게 재정적 부담으로 돌아올 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.

만약 법인카드로 결제된 비용이 법인 비용으로 인정받지 못한다면 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다:

법인의 과세대상 소득이 증가하여 추가적인 법인세가 발생합니다.
해당 비용은 대표자 가지급금으로 처리되어 회사 계좌로 상환을 요구받거나, 상여로 처리되어 대표자 개인의 소득세 부담이 늘어날 수 있습니다.

법인 비용 인정 기준

법인 비용으로 인정받을 수 있는지 여부는 사업 관련성이 가장 중요한 기준입니다. 동일한 비용 지출이라 하더라도 각 법인이 영위하고 있는 사업에 따라 사업 관련 여부는 다를 수 있습니다.

예를 들면, 백화점 명품관에서 의류를 구매하거나, 미용실을 사용한 비용 등은 사적 경비로 보는 대표적 사례 입니다. 하지만, 각 법인이 영위하는 사업에 따라 만약 의류 제조업에서 샘플 구매 목적으로 명품 의류를 구매했다거나, 엔터테인먼트 회사가 소속 아티스트의 미용실 비용을 사용했다면 사업관련성을 인정받아 법인 비용으로 인정 받을 수 있습니다.

법인 비용 처리 가능 여부를 판단할 때 중요한 기준은 사업관련성에 대한 ‘설명 가능여부’ 입니다. 이는 세무서나 세무조사관이 비용처리에 대한 소명을 요청 할 경우, 본인이 해당 비용의 사업 관련성을 설명할 수 있는 명확한 근거가 있어야 합니다. 즉, 스스로 타당성을 찾지 못한 비용은 법인 비용으로 인정받기 어려운 경우가 많습니다.

 

1. 업무 관련성: 비용은 반드시 법인의 사업 활동과 직접적으로 관련이 있어야 합니다. 예를 들어, 직원 급여, 사무실 임대료, 마케팅 비용 등은 업무와 밀접하게 관련된 비용입니다.

2. 합리성: 비용은 합리적이어야 하며, 그 금액이 과도하지 않아야 합니다. 즉, 동일한 용역 또는 상품을 일반적인 시장 가격으로 제공받았을 때와 비슷한 수준이어야 합니다.

3. 실제 발생: 비용은 실제로 발생한 것이어야 합니다. 이는 가상의 비용이나 추정 비용이 아니라, 실제 지출이 입증된 경우에만 인정됩니다.

4. 증빙 자료: 모든 비용은 영수증, 계약서 등 적절한 증빙 자료가 있어야 합니다. 이는 비용의 타당성을 증명하기 위해 필요합니다. 증빙 자료는 세무 조사와 회계 감사 시 중요한 역할을 합니다.

5. 회계 처리 기준: 비용은 적절한 회계 처리 절차를 통해 기록되어야 합니다. 이는 국제 회계 기준(IFRS) 또는 각 국가별 회계 기준을 준수해야 함을 의미합니다.

6. 정기적인 검토: 비용은 정기적으로 검토되고 분석되어야 합니다. 이는 비용의 적절성을 지속적으로 유지하고, 불필요한 지출을 줄이기 위한 노력의 일환입니다.

7. 세무 규정 준수: 비용은 해당 국가의 세무 규정을 준수해야 합니다. 이는 세금 공제와 관련된 규정에 따라야 하며, 적절한 세금 신고를 위해 필요합니다.

사적 경비로 자주 분류되는 비용 유형

비용의 타당성이 있더라도 사적경비로 많이 보는 유형이 있습니다. 이러한 유형의 비용은 세무조사 시 집중 검토대상이 되기 때문에 만약 이러한 유형의 경비를 법인카드로 사용 했다면 지출결의서 등 사업관련성을 입증할 수 있는 증빙자료를 구비해놓는 것이 좋습니다.

업종 분류 사용처 예시 설명

스포츠 및 건강	골프채 등 스포츠 용품 구매, 헬스장/요가/필라테스 사용료	직원 복리후생비 일 경우에만 가능. 단, 해당 직원 근로소득으로 과세 (대표이사 불가)
여행 및 숙박	리조트, 고급 호텔 숙박비	출장 결의서 등 증빙 부족 시 사적경비 판단 가능
패션 및 고급소비	명품 브랜드 매장, 보석/시계 구매, 고급 의류 매장	대부분 사적경비로 판단
생활 서비스	미용실, 네일샵, 마사지숍, 병원, 한의원, 약국 등	대부분 사적경비로 판단

세무 대리인 입장의 실무적 판단과 처리방법

세무대리인이 법인카드 사용 내역을 검토하며 해당 지출의 사업 관련성을 일일히 판단하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 결산 시 지출 내역의 성격을 회사에 문의하더라도, 오래전에 발생한 지출은 대표자 본인조차 기억하지 못하는 경우가 많습니다. 또한, 사적 경비로 보이는 비용을 세무대리인이 임의로 판단하여 법인 비용으로 처리하지 않을 경우, 회사로부터 강한 불만이 제기되는 일이 잦습니다.

이러한 이유로 실무에서는 누가 봐도 사적 경비로 보이는 지출을 제외하고, 법인이 지출한 비용은 사업 관련 경비로 보고 처리하게 됩니다. 그러나 세무조사 과정에서 이러한 지출이 사적 경비로 확인되면, 해당 비용이 부인되고 법인세 및 대표이사의 소득세 부담이 증가할 위험이 있습니다.

특히 요즘은 네이버페이, 토스페이 등 간편결제를 통한 결제가 늘어나고 추세인데, 간편결제의 경우 사용내역에 거래처나 적요가 표시되지 않아 지출 내역 확인이 어렵습니다. 이와 같은 상황에서 모든 간편결제 내역을 일일이 회사에 확인 요청하는 것은 현실적으로 불가능 합니다. 세무대리인들은 일정 금액 이상의 결제에 대해서만 확인을 요청하고, 그 이하 금액은 기타 경비로 처리하는 방식으로 처리합니다.

지금까지 법인비용으로 잘 처리해왔다면 정말 문제가 없을까?
“지금까지 문제없었으니 이번에도 괜찮겠지?“라고 생각하는 경우가 많습니다. 하지만 이런 방심은 세무서로부터 갑작스러운 연락을 받는 결과로 이어질 수 있습니다. 특히 사적 경비로 보이는 비용은 법인세 신고 후 즉시 문제가 되는 것이 아니라, 몇 년 뒤 예상치 못한 시점에 세무조사 과정에서 적발되는 경우가 흔합니다.

법인은 언제든 정기 세무조사 대상이 될 수 있으며, 이때 국세의 부과 제척기간은 일반적으로 5년입니다. 세무조사에서 사적 경비로 판명되면, 과거 5년치 비용이 소급해 부인될 뿐만 아니라, 해당 기간의 가산세까지 부과될 수 있음에 주의해야 합니다.

'접대비'

꽤 많은 사회인들이 사적인 영역에서보다 회사에 소속된 상태로 경조사비를 더욱 많이 사용하곤 하죠. 경조사비도 접대비로서 최대 20만원까지 비용 인정이 가능해요.
증빙은 생각보다 쉬운데요. 부고 문자, 청첩장 등 서류를 준비해놓으면 된답니다. 법인 계좌에서 해당 비용을 출금할 때 메모로 관련 내용을 남겨두는 것은 절세를 위한 기본적인 센스겠죠?

접대비 한도는 기업의 유형과 매출액에 따라 달라집니다. 일반적으로 접대비 한도는 기본한도와 수입금액에 따른 추가한도의 합으로 계산됩니다.

 

 

기본한도 : 일반기업: 연 1,200만원

중소기업 : 연 3,600만원

수입금액에 따른 추가한도 :

 

매출액 100억 원 이하: 매출액의 0.3%
매출액 100억 원 초과 500억 원 이하: 3천만원 + (매출액 - 100억 원) × 0.2%
매출액 500억 원 초과 1억 1천만 원 이하: 1억 1천만원 + (매출액 - 500억 원) × 0.03%

예를 들어, 매출액이 200억 원인 중소기업의 경우, 기본한도 3,600만원에 추가한도 3천만원을 더하면 총 접대비 한도는 3,900만원이 됩니다.

또한, 접대비는 3만원 이하의 경우 증빙이 필요 없지만, 3만원을 초과하는 경우에는 적격 증빙이 필요합니다. 적격 증빙으로는 세금계산서, 면세 계산서, 현금 영수증, 신용카드 영수증 등이 포함됩니다1.

'기부금'
어쩌면 사업상 절세와 관련한 내용 중 가장 많은 분들이 의아해할 만한 항목이 바로 기부금이 아닐까 합니다. 애초에 사업 운영과 기부가 무슨 연관이 있을지 떠올리기 쉽지 않기 때문인데요.

하지만 비용처리가 되는 기부금 유형 중 굵직한 것만 추려도 법정기부금, 지정기부금, 우리사주조합기부금, 정치자금 기부금까지 네 종류나 됩니다.

취미 동호회나 동창회, 향우회 등에 내는 임의 사조직을 위한 기부금은 포함되지 않습니다. 법인이라면 기부금 단체에 법인 명의로 영수증을 발급받아야만 비용 처리를 하실 수 있어요.

'대출 이자비용'
열심히 사업장을 관리하는 사장님들 중 대출금 0원으로 운영하는 분들은 손에 꼽을 정도일 텐데요. 다행히 대출금에 비례해 발생하는 이자비용도 소득세 신고를 할 때 경비로서 인정됩니다.

다만 비용의 성격을 감안해 기준이 조금 까다롭게 설정된 편입니다.

자산을 초과하는 대출금액은 경비처리 기준에서 제외되며, 돈을 빌려준 이가 원치 않을 경우 이자금액에 대한 증빙이 누락되어 결과적으로 경비 처리가 불가합니다.

 

2025.01.24 - [유익한 정보] - 법인 경조사비는 얼마??

법인 경조사비는 얼마??